Инструкция по работе судового агента

1. До подхода судна:

1.1. При получении запроса на LayCan от фрахтователя отправить заявку в порт (в ЦКО и стивидорную компанию, в копии экспедиторам, если они уже известны), затем созвониться с ЦКО и спросить подтверждение LayCanа. В заявке помимо данных о судне должны быть указаны даты LayCan и хотя бы приблизительное количество груза. название компаний экспедиторов, если известны, если –нет, то написать, что будут сообщены дополнительно.  О результате (подтверждении или неподтверждении) сообщить фрахтователю.  Немедленно после получения грузовых инструкций связаться с экспедиторами и проверить, когда будут выпущены поручения. Если поручения не будут выпущены к моменту прихода судна – сразу информировать об этом фрахтователя.
1.2. C момента подтверждения до подхода судна ежедневно отправлять нотисы о подходе стивидорной компании и экспедиторам, узнавая ожидаемое время подхода у капитана или судовладельца. Получив от фрахтователя (отправителя) информацию о грузе, включить в нотис раскладку по грузовым партиям и точное общее количество груза. Также указывать в нотисе количество портов выгрузки и их очередность.
1.3. После получения номинации от судовладельца, рассчитывается и отправляется проформа дисбурсментского счета. банковские реквизиты агентства.
1.4. Отправляется  факсом запрос в Росморпорт и/или в АМП о выставлении счета на предоплату с указанием размерений судна, ориентировочной датой подхода и датой отхода судна. В запросе необходимо указать какой счет нам требуется: вход/выход, только на вход или только на выход, а также указать должен ли счет содержать лоцманский сбор или не должен. Если ожидается палубный груз – указывать это в запросе. Надо указать ориентировочную продолжительность стоянки и причалы.
1.4. Ежедневно, как можно раньше, но не позднее 11 утра, отправляются рапорта, содержащие информацию о времени подхода судна к приемному бую в летнюю навигацию и о подходе к кромке льда – в зимнюю навигацию; перспективы постановки судна к причалу и время его обработки, с указанием ориентировочной даты и времени окончания обработки судна и отходом судна. Рапорта отправляются Фрахтователю и судовладельцу, а также если есть дополнительные инструкции по рассылки рапортов – следовать инструкциям.
1.5. До подхода судна, агент посылает на судно pre-arrival information, которая содержит:
- информацию о ледовой обстановке и работающих ледоколах на участке кромка/приемный буй, пр.буй/порт в период зимней навигации.
- информацию на какой волне держать связь с ледоколами и приемной станцией.
- информацию о количестве и качестве документов, требующихся на комиссии и в порту.
- информацию о перспективах постановки и обработки судна.
- информацию по грузу (количество в штуках и вес, размерения).
- в случае необходимости посылается запрос по ISPS коду.
- необходимо так же запросить Капитана о доп. роли на родственников и посетителей в порту.
1.6. После получения ISPS информации от капитана судна или судовладельца, эта информация пересылается в Отдел Морской Безопасности порта Санкт-Петербург по e-mailу или факсу. ISPS рапорт и роль отправить в Отдел морской безопасности желательно не позднее, чем за 48 часов до подхода судна. Если не получается, то как можно раньше отправить сообщение о подходе судна, а рапорт и роль прислать сразу, как  только они появятся. При отправке сообщений в ОМБ всегда запрашивать уведомление о прочтении.
1.7. На основании ISPS информации отослать в СКО ЕЗДРАВ..
1.8. Получить от капитана предварительный грузовой план и переправить его стивидорам.
1.9. В период зимней навигации, в случае если судно находится под ограничениями, агент посылает запрос в капитанию порта на имя капитана порта запрос, с просьбой разрешить судозаход судна. В запросе указывается: название судна и его судовладельца, ориентировочная дата и время подхода к кромке/ приемному бую, наибольшая высота и ширина судна, высота борта и осадка в грузу, мощность главных двигателей и материал гребного винта, и ледовый класс, согласно российскому регистра. Так же указывается, что судовладелец извещен о риске, и что судно застраховано. К письму прикладывается ледовый паспорт, подготовленный агентом ранее.
1.10. Агент отправляет запрос судовладельцу и капитану судна о количестве гребных винтов, мощностью ГД и количестве и мощности подруливающих устройств. После получения данной информации, агент отправляет заявку в капитанию на имя капитана порта с просьбой освободить судно от буксирного обеспечения, в случае если капитану не требуется таковая. В случае получения положительной резолюции, агент должен проконтролировать получение этого письма начальником смены ИГН, в том числе и в ночное время.
1.11. Агент подает судно в план СГДС (созвониться со стивидорной компанией (ЦКО) и уточнить номер причала и каким бортом должно стоять судно) согласно форме, представленной в обязательных постановлениях порта Санкт-Петербург. В летнюю навигацию судно подается в план к приемному бую, в зимнюю навигацию – к кромке льда и приемному бую. В СГДС указывать организацию, которая осуществляет лоцманскую проводку. СГДС отправляется факсом: АМП – отдел планирования, диспетчеру РМП, пограничникам на БИП-морского по факсу 7862488, лоцманам. И дублируется устно в отдел планирования и пограничникам на БИП-отряда. На самом плане пишется время отправки плана во все службы и записываются фамилии, тех принял план. В случае если факс пограничникам отправить не удалось, копию плана необходимо отвезти на Калинина,34 и отдать его дежурному.
1.12.  В зимнюю навигацию агент должен выяснить очередность, в которой судно будет взято в проводку, а если судно попадает под индивидуальную проводку – выяснить когда и с каким ледоколом судно будет двигаться в сторону приемного буя/порта. Сообщить об этом капитану судна и всем заинтересованным сторонам.
1.13. До подхода судна организовать пропуск в порт по заявкам фрахтователей, экспедиторов, судовладельцев и капитана, по установленной процедуре.
1.14. После получения подтверждения судна стивидорами, агент создает бумажное судовое дело и подшивает всю переписку по судну, немедленно распечатывает, подшивает и сохраняет в электронном деле судна любое появившееся электронное сообщение, а также вставляет в дело на последнее место копии судовых регистровых документов. В судовое дело так-же подшиваются все документы, проходящие через агента (копии грузовых документов, деклараций и сертификатов на 2-ух языках, заявки судна, судовые документы, роль на приход и отход, итд.) Верхним листом судового дела подшивается обложка, на которой пишутся размерения судна, контактные данные судна (телефон, факс, телекс, е-mail, Имя Капитана), Контактные данные судовладельца, фрахтователя, экспедиторов, отправителей, сюрвейеров по данному судозаходу и другая необходимая информация. Агент создает в компьютере, в файле «текущие суда» строчку по судну, при любом изменении агент должен как можно быстрее  откорректировать этот файл. Так же вносить название судна в раздел «счета» и отмечает ожидаемые счета по данному судну желтым цветом.
1.15. Забрать у экспедиторов поручения с таможенной печатью
1.16. Согласно регламенту о сдаче отходов, запросить у капитана перед заходом в порт, информацию о судовых отходах с заполнением бланка, установленного рекомендацией Хельсинской Комиссии по охране морской среды Балтийского моря №23/1 от 06.03.2002.
Информация должна подаваться за 24 часа в диспетчерский отдел филиала Росморпорта.

2. Приход судна.

2.1. Агент отслеживает время прибытия судна к кромке льда/ приемному бую.
2.2. После получения от капитана судна нотиса о готовности (по факсу, телефону, телексу, электронной почте) агент должен отослать нотис о готовности к грузовым операциям   стивидорной компании, экспедиторам и всем остальным заинтересованным сторонам.
2.3.Агент контролирует время, когда лоцман высаживается на судно и дает «прохождение» в таможню в оперативный отдел, пограничникам на бип-отряда, в СКО и карантин растений, а также в ветеринарную службу. Также агент сообщает об этом сюрвейерам. Подготовить необходимые для приходной комиссии документы, отслеживать подход судна к причалу.
2.4. Далее агент организовывает приходную комиссию. Комиссия должна прибыть на борт судна по возможности к моменту его ошвартовки у причала.
2.5. На комиссии агент должен представиться капитану. Вручить визитку и узнать, есть ли на судне обязательные постановления по порту. Если нет – вручить. Узнать судовые заявки и нужды (сдача мусора, льяльных и хоз-фекальных вод).
2.5.1. Распределение документов на комиссии:
Таможне:
- грузовая декларация – 1 шт
- генеральная декларация – 1 шт.
- судовая роль – 1 шт.
- лист судовых запасов (store list) – 2 шт.
- narcotic list – если есть – 2 шт.
   (если Капитан не готов указать конкретные сильнодействующие препараты, он может   
   подать общий medicine list).
- ship’s cash – если есть – 2 шт.
- лист пиротехники – если есть – 2 шт.
Погранцам:
- генеральная декларация – 1 шт.
- грузовая декларация – 1 шт.
- судовая роль – 3 шт.
Карантин растений:
- генеральная декларация – 1 шт.
- грузовая декларация – 1 шт.
- судовая роль – 1 шт.
- комплект копий коносаментов – 1 шт.

СКО:
- генеральная декларация – 1 шт.
- грузовая декларация – 1 шт.
- судовая роль – 1 шт.
- maritime declaration of health.
По окончание комиссии на проходную как можно скорее отдаются судовая роль, оформленная пограничниками на комиссии и все  дополнительные роли и пропуска, оформленные заранее.
2.5.2. Документы, которые необходимо получить от капитана:
 – по 2 копии судовых документов: классификационное свидетельство, мерительное свидетельство, свидетельство о регистрации, Сертификат о праве собственности и праве плавания под флагом  и любой документ, где указана наибольшая длина судна (для российских судов – сертификат 4.1.2.). В случае отсутствия такого документа – копию листа с наибольшей длиной и первого титульного листа  stability book или cgo securing manual.
- оригинал Нотиса о готовности судна к грузовым операциям – 4 шт или больше при необходимости (в зависимости от требований судовладельца, фрахтователя, отправителей экспедиторов).
- заявка на снятие мусора и хоз-фекальных вод, установленной формы ФГУП Росморпорт.
- в случае снабжения водой – заявку на воду – 3 шт.
2.5.3. Передать капитану копии грузовых поручений с печатью таможни.
2.5.4. Отдать капитану судна Обязательные постановления по порту.
2.6. Об окончании комиссии оповестить стивидоров и сюрвейеров.
2.7. Подписать у стивидоров Нотис, полученный у капитана.
2.8. Отправить всем заинтересованным сторонам приходной рапорт об окончании комиссии, указать время подхода к приемному бую, высадки лоцмана, начала движения, швартовки, работы комиссии,  перспективами обработки и окончания погрузки и перспективами отхода судна в море. В рапорте судовладельцу должны быть также указаны данные об использовании буксиров (количество, время и мощность), бункер на борту, приходные осадки.
2.9. Спросить Капитана и, в случае необходимости, вызвать на борт судна стивидора для согласования плана погрузки судна.

3. Стоянка судна.

3.1. Оформить приход судна в портнадзоре. Приход должен быть оформлен в течении 24 часов с момента ошвартовки судна у причала.
Документы для оформления прихода:
- генеральная декларация, с указанием осадок и количеством бункера на борту.
- судовая роль.
- классификационное свидетельство, мерительное свидетельство, свидетельство о регистрации и любой документ, где указана наибольшая длина судна (для российских судов – 4.1.2. В случае отсутствия такого документа – копию листа с наибольшей длиной и первого титульного листа  stability book или cgo securing manual.
- сертификат о праве собственности и праве плавания под флагом (для РФ судов).
3.2. Ежедневно, как можно раньше, но не позднее 11 утра, отправляются рапорта, содержащие информацию о количестве погруженного груза с наименованием груза в тексте рапорта и количестве оставшегося груза к погрузке, о времени окончания обработки судна и отходом судна. Рапорта отправляются Фрахтователю и судовладельцу, а также если есть дополнительные инструкции по рассылки рапортов – следовать инструкциям. Рапорт ведется один изо дня в день с добавлением обновленной информации другим цветом или жирным шрифтом.
.3.3. Обеспечить своевременный приход на борт представителя ЦНИИМФ (заблаговременно до окончания погрузки).
3.4. Отследить получены ли деньги по проформе. Если не получены, доложить об этом начальнику агентского отдела.
3.5. Получить от экспедиторов грузовые документы:
- поручения на погрузку с таможенными печатями И ПРОВЕРИТЬ ИХ  
  ПРАВИЛЬНОСТЬ С ИНСТРУКЦИЯМИ полученными от Hydra.
- коносаменты И ПРОВЕРИТЬ ИХ ПРАВИЛЬНОСТЬ С ПОРУЧЕНИЯМИ
- манифесты и проверить их правильность с коносаментами.
- сертификаты на груз.
3.6. Постараться договориться с капитаном о подписании грузовых документов (коносаментов и манифестов) заранее – для того, чтобы организовать проверку документов в таможне, чтобы к моменту окончания погрузки можно было сразу организовать отходную комиссию. Оставить капитану копии коносаментов и грузовых манифестов для него и агенту а порту выгрузки. Отдать капитану сертификаты на груз и взять с него об этом расписку. Оригиналы коносаментов агент распределяет в соответствии с предварительными письменными инструкциями фрахтователей / отправителей / экспедиторов. Если эти инструкции противоречат друг другу – агент добивается их согласования между сторонами. При получении соответствующих инструкций от судовладельца, агент не выдает оригиналы подписанных коносаментов фрахтователям / отправителям / экспедиторам, и держит их у себя до получения разрешения судовладельца на выдачу коносаментов


3.6.1. Документы для проверки в таможне:

- грузовая декларация (с обязательной надписью: «Приложение: … страниц (грузовой(ые) манифест(ы)») с подписью и печатью капитана.
- финальный грузовой план, подписанный капитаном (если нет исполнительного, можно выдать за него предварительный, – главное, чтобы общее количество груза в нём соответствовало количеству в грузовой декларации. При этом еще один экземпляр предварительного и финального каргопланов должен остаться в судовом деле).
- манифест(ы) с подписью и печатью капитана.
- коносамент(ы) с подписью и печатью капитана.
- поручение(я) на погрузку с таможенными печатями.
Во время проверки инспектором грузовых документов подобрать в лотках документы на снабжение судна, положить их в судовое дело.
3.7. Оформить отход в портнадзоре. Документы для оформления отхода в Портнадзоре:
- генеральную декларацию на отход с указание осадок и количества бункера на борту.
- предварительный грузовой план с последовательностью погрузки по трюмам и/или грузовым помещениям – 1 шт.
- Документы ЦНИИМФа: «Информация о грузе» и «Сертификат о безопасной укладке и креплении груза».
- Судовая роль – 1 шт.

4. Отход судна.

4.1. Агент судна должен заблаговременно подать судно в план на выход в СГДС.
4.2. Отслеживать окончание погрузки, постараться организовать отходную комиссию сразу после окончания. Подготовить Акт стояночного времени судна (Statement of facts – SOF), а также документы, необходимые для отходной комиссии. Все спорные моменты стейтмента должны быть согласованы с Капитаном, экспедиторами и стивидорами.
Заказать в таможне за 3 часа, а у пограничников за 2 часа отходную комиссию.
4.3. За два часа заказать лоцмана, швартовщиков и буксиры, если требуется.
4.4. За час до лоцмана узнать все ли в порядке, если нет – то отменить лоцмана, швартовщиков и буксиры для избежания ложных вызовов.
4.5. Доставить комиссию на борт судна.
4.6. Документы для отходной комиссии:
Таможне:
- грузовая декларация –  1 шт.
- генеральная декларация – 1 шт.
- судовая роль на отход – 1 шт.
- лист судовых запасов (store list) – 2 шт.
- narcotic list – если есть – 2 шт.
- ship’s cash – если есть – 2 шт.
- лист пиротехники – если есть – 2 шт.
Погранцам:
- генеральная декларация – 1 шт.
- грузовая декларация – 1 шт.
- судовая роль – 1 шт.
- Если капитаном судна получались деньги перевод из банка и т.д.- см. доп инструкцию по получению денег Капитаном.

Забрать на судне обязательные постановления.
4.7. Отправить рапорт об окончании грузовых операций и отходе судна, с указанием количества погруженного груза и его наименованием. К рапорту приложить подписанный Нотис, Стэйтмент, копии коносаментов, грузового манифеста и грузового плана.
Также в рапортах указывать ориентировочное время прибытия в следующий порт. В рапорте для судовладельца указывать отходные осадки, количество бункера на борту на отход и использовались ли буксиры или нет. Если использовались, то указать количество и мощность буксиров.
4.8. Отослать судовладельцу pilot dropped report. А в период зимней навигации агент обязан отслеживать судно до момента его выхода на чистую воду и проинформировать об этом судовладельца.
4.9. Откорректировать файл текущие суда.

---

админ

Дата: 08-07-2009 00:00:00